A sua empresa vai realizar um evento? Conheça as regras e os cuidados a ter
29 de Setembro de 2020

No passado dia 16 de Setembro, foi publicada o Despacho n.º 8998-C/2020, que, no âmbito da pandemia COVID-19, veio fixar a interpretação das regras relativas à realização de eventos corporativos, nos termos e para os efeitos da Resolução do Conselho de Ministros n.º 70-A/2020, de 11 de Setembro, que declarou a situação de contingência em todo o território nacional continental, a partir do dia 15 de Setembro.

Nos termos da referida Resolução, podem realizar-se em todo o país eventos de natureza corporativa em espaços adequados para o efeito, o que constitui uma excepção à proibição de aglomerados com mais de 10 pessoas.

Contudo, devem ser observadas as orientações específicas da Direcção-Geral da Saúde (DGS), ou na sua falta, as regras relativas aos espaços de restauração nestes envolvidos, com as necessárias adaptações, sendo que os participantes estão obrigados a usar máscara ou viseira nos espaços fechados.

Por existirem algumas dúvidas na interpretação da referida Resolução, em virtude do silêncio da DGS quanto a esta matéria, o membro do Governo competente fixou a interpretação dos princípios e orientações aplicáveis à realização dos eventos corporativos. A CCA Law Firm explica tudo o que deve saber sobre este tema.

O que se considera por eventos corporativos?
Consideram-se eventos corporativos as reuniões, congressos, exposições e feiras comerciais ou de artesanato, seminários, conferências ou eventos similares, organizados por entidades públicas ou privadas, destinados aos membros ou colaboradores da instituição organizadora ou abertos ao público ou a terceiros, seja mediante convite ou por inscrição aberta, com ou sem cobrança de qualquer quantia aos participantes ou expositores, que sejam realizados em espaços adequados para o efeito, sejam estes propriedade da entidade organizadora ou de terceiros.

As reuniões de uma organização ou empresa no contexto da sua atividade não são consideradas como eventos corporativos para efeitos da referida Resolução.

Quais as regras que devem ser observadas nos eventos corporativos?

  • Tanto os elementos da organização como os participantes dos eventos corporativos ou os terceiros que nela participem devem usar máscara ou viseira sempre que se encontrem em espaços fechados, salvo quando se encontrem no uso da palavra ou no momento de ingestão de alimentos;
  • Deve ser assegurado que as pessoas permanecem no evento apenas pelo tempo necessário ao mesmo;
  • Devem ser definidos, sempre que possível, circuitos específicos de entrada e saída dos espaços, utilizando portas ou entradas separadas;
  • Os organizadores devem promover a limpeza e desinfeção periódica dos espaços, equipamentos, objetos e superfícies, com os quais haja um contacto intenso;
  • Os organizadores devem promover a limpeza e desinfeção, antes e após cada utilização ou interação pelo participante dos equipamentos, objetos, superfícies, produtos e utensílios de contacto direto com os participantes;
  • Os organizadores devem promover a contenção, tanto quanto possível, do toque em produtos ou equipamentos;
  • Os organizadores devem procurar assegurar a disponibilização de soluções desinfetantes cutâneas, para a organização e participantes, junto de todas as entradas e saídas dos espaços e recintos, assim como no seu interior, em localizações adequadas para desinfeção de acordo com a organização de cada espaço;
  • Os postos de atendimento ou stands devem estar, preferencialmente, equipados com barreiras de proteção;
  • Deve ser privilegiada a compra antecipada de ingressos por via eletrónica e os pagamentos por vias sem contacto, através de cartão bancário ou outros métodos similares;
  • Sempre que aplicável, deve ser assegurada a manutenção dos sistemas de ventilação, garantindo que o seu funcionamento é efetuado sem ocorrência de recirculação de ar.

Que cuidados devem ter os responsáveis pelos espaços e estabelecimentos onde decorram os eventos?

  • Devem efetuar uma gestão equilibrada dos acessos de público, em cumprimento do disposto nos números anteriores;
  • Monitorizar as recusas de acesso de público, de forma a evitar, tanto quanto possível, a concentração de pessoas à entrada dos espaços ou estabelecimentos;
  • Observar as demais regras definidas pela DGS que se revelem pertinentes.

Regras especificas para exposições, feiras comerciais ou de artesanato

  • Deve ser estabelecido um mecanismo de controlo de acessos que assegure que a afetação dos espaços acessíveis ao público deve observar regra de ocupação máxima indicativa de 0,05 pessoas por metro quadrado de área, excluindo organizadores e outro pessoal afeto à organização;
  • Devem ser adotadas medidas que assegurem uma distância mínima de dois metros entre as pessoas, designadamente em filas de espera ou locais de concentração do público.

Regras especificas para conferências, seminários, palestras ou similares
Quando realizados em locais com as caraterísticas de auditório, sala de espetáculos, anfiteatros, sala de congresso ou semelhantes:

  • A ocupação dos lugares sentados deve ser efetuada com um lugar de intervalo entre pessoas que não sejam coabitantes, sendo a fila anterior e seguinte ocupada mediante lugares desencontrados;
  • Caso exista palco ou palanque, deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos dois metros entre o mesmo e a primeira fila de espetadores, devendo os intervenientes em palco evitar o contacto físico e manter o distanciamento recomendado.

Quando realizados em recintos ao ar livre:

  • A lotação do recinto deve observar as regras previstas para a utilização desses recintos;
  • Os lugares devem ser preferencialmente sentados e, em qualquer caso, previamente identificados, cumprindo um distanciamento físico entre espetadores de um metro e meio;
  • No caso de existência de palco ou palanque, deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos dois metros entre o mesmo e a primeira fila de espectadores.

Demais eventos de natureza corporativa realizados em espaços ou recintos ao ar livre

  • Para cada espaço ou recinto ao ar livre, deve existir um plano de contingência para a COVID-19, o qual deve conter um procedimento operacional sobre as ações a desencadear em caso de doença, sintomas ou contacto com um caso confirmado da doença COVID -19;
  • Devem ser implementadas medidas de acesso e circulação relativas à gestão dos acessos aos espaços ou recintos dos eventos, de modo a evitar uma concentração excessiva de pessoas, quer no seu interior, quer à entrada dos mesmos;
  • Deve ser elaborado um plano de limpeza e de higienização dos recintos e espaços dos eventos.

Quais as regras para as áreas de consumo de bebidas e alimentos inseridas nos eventos?

  • Deve ser respeitada a regra da ocupação máxima de 10 pessoas por mesa;
  • Devem, ainda, ser respeitadas todas as regras e instruções definidas pela DGS para o setor da restauração.

Existem regras para os eventos realizados noutro tipo de locais?

  • Os eventos corporativos realizados noutro tipo de locais devem ser precedidos de avaliação de risco, pelas autoridades de saúde locais, para determinação da viabilidade e condições da sua realização.

Para mais informações contacte-nos aqui.

Texto elaborado a 29 de Setembro de 2020 por hrportugal.sapo.pt